Virtual Personal Assistant

Als virtueller persönlicher Assistent (VPA) oder auch kurz virtueller Assistent (VA) übernimmst du alltägliche administrative Aufgaben eines oder mehrerer Auftraggeber. Diese Aufgaben sind meist geschäftlicher, können aber auch privater Natur sein und lassen sich im Regelfall virtuell, also ohne physische Präsenz, aus der Ferne via Telefon, Computer, Internet etc. erledigen.

Zu den Aufgaben können zählen:

• Annahme von Telefonaten
• Terminplanung mit Kunden und Lieferanten
• Erledigung geschäftlicher Korrespondenz, also Bearbeitung von E-Mails (sichten, sortieren, beantworten etc.)
• Recherche und Bestellung von Kundenpräsenten
• sowie allgemeine Recherchearbeiten
• Datenpflege
• Planung von Geschäftsreisen (Buchung von Hotels, Flügen und Mietwagen)
• Prüfen von Rechnungen, Anweisen von Zahlungen
• Buchhaltungsaufgaben
• weitere kaufmännische Arbeiten
• Offline Tasks
• Marketing

Im Vergleich zu Sekretariatsservices ist die Zusammenarbeit ungleich umfangreicher und setzt, je nach Aufgabenspektrum, zum Teil Fachkenntnisse und ein hohes Maß an Vertrauen voraus.

Von Auftraggebern, die zudem für ihren privaten Bereich einen virtuellen Assistenten benötigen, können VPAs mit folgenden Aufgaben betraut werden:

• Planung privater Termine (Ärzte, Friseur, Handwerker etc.)
• Urlaubsplanung und -buchung
• Recherche und Bestellung von Geschenken
• Erledigung von Online-Einkäufen
• etc.

Virtuelle Assistenten werden in erster Linie von Personen in Anspruch genommen, die keine Zeit oder wenig Muße haben, sich um genannte Aufgaben zu kümmern.

Die wichtigsten Aspekte für Auftraggeber sind hierbei die zuverlässige und korrekte Umsetzung der Aufträge, ein absolut vertraulicher Umgang mit allen Daten und Interna sowie eine uneingeschränkte Erreichbarkeit zu den vereinbarten Zeiten.

Als virtueller Assistent arbeitest du in vorrangig in einem Callcenter oder bieten diese Dienste selbstständig aus dem eigenen Home-Office an.